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报销季最烦的瞬间,不是贴票,是打印。几十张电子发票,一张张打开、一张张点打印,A4纸哗哗走,打完还得一张张裁、一张张排。更别提高铁票、行程单混在一起,贴错一张就得重来。其实这件事有更省事的做法:把多张发票合并排版,一页放两三张,生成一个PDF,一次打完。

一张A4只打一张票,浪费的不只是纸

电子发票普及之后,开票是方便了,打印却成了新麻烦。市面上的电子发票大多是PDF或图片格式,默认一张票占一整页,打印出来边角全是空白。

几十张票打下来,纸张翻倍、装订变厚,财务贴票时还要逐张裁剪对齐。有经验的人会先做一步排版,把票按规则缩到一页上,既省纸,也让后续粘贴归档整齐得多。

这次要说的工具,就是冲着这个痛点来的。

绿色单文件,打开就能用

这个发票合并工具是绿色单文件版,无需安装,双击打开即用,不写注册表、不装运行库,放在U盘里也能带走。

系统兼容性也够宽,Windows7到11都能跑,老办公电脑不用折腾升级。

它的核心能力很直接:把多张发票合并排版,生成一个单独的PDF文件,并且可以直接打印。支持的发票格式有PDF、PNG、JPEG、bmp等,日常收到的电子票基本都能喂进去。

唯一要注意的是,暂不支持OFD格式的发票。如果手里是OFD文件,得先用对应阅读器转成PDF再导入,这一步绕不开。

四种排版,按票据类型挑

工具内置了几套排版布局,覆盖常见报销场景:

每页两张,平行排列,票面大、字清楚,适合金额重要、需要逐项核对的票;每页三张,平均分布,是折中的标准选择;每页四张,平均四张,最省纸,适合数量多、金额小的零散票据;还有专门的高铁票布局,分两列四行分布在一页上,行程信息一目了然。

所有排版都支持横版和竖版排列调整,票据方向不统一时不用迁就。

另外可以添加裁剪分割线,打印出来沿着线裁,比拿尺子比着量快得多。

先预览再打印,缩放拖拽都行

导入发票文件后,界面会实时预览每页的排版布局,翻页就能看到合并后的实际效果,不用打完才发现错位。

预览支持缩放和拖拽,票面小的可以放大核对,位置不顺眼的可以拖动微调。

确认没问题,就把排版结果保存成一个PDF文件。电脑上连着打印机的话,支持保存后直接打印,省掉再找文件打开的步骤。

导入数量上,支持100+文件同时处理。文件特别多时,更建议分批处理,一次拖一小批进去,拖拽操作更简单,也不容易漏票。

打印前的几个细节

打印设置上有两点值得留意。缩放别选“适合页面”,那会把票面整体缩小,二维码和监制章容易糊;选“实际大小”或100%,纸张选标准A4。

打印质量尽量调高,红色印章和二维码的清晰度直接关系到能不能扫、能不能认。

还有一点,打印件可以用来报销,但电子源文件最好长期留着,财务入账时往往还要核对原件。

收藏这篇,下次报销季直接照着设一遍:导入、选布局、看预览、存PDF、打印。转发给身边还在逐张打票的同事,能省下不少纸和时间。